Mėgaukitės 305 m² erdve, kurioje komfortas persipina su įkvepiančiu stiliumi. Čia verslo susitikimai, konferencijos ir renginiai įgauna kitą ritmą – lėtesnį, jaukesnį ir labiau orientuotą į tai, kas iš tiesų svarbu. Nuo erdvės paruošimo iki paskutinės detalės – viskuo pasirūpinsime mes, kad Jūs galėtumėte mėgautis sklandžiu renginiu.

Visas Neringos viešbučio erdves rasite čia Neringa hotel - Placer.lt

PLACER.LT dalinasi rekomendacijomis organizuojant renginį! Kviečiame susipažinti:

Kaip išsirinkti tinkamą erdvę verslo renginiui?

Tinkamai pasirinkta erdvė – vienas svarbiausių sėkmingo renginio elementų. Ji turi būti ne tik estetiška, bet ir patogi dalyviams, techniškai pritaikyta renginio formatui bei atitikti numatytą biudžetą. Todėl prieš rezervuojant erdvę verta įvertinti kelis svarbius aspektus.

Aiškiai apibrėžkite renginio tikslą

Pirmiausia atsakykite į klausimą – kokią patirtį norite sukurti dalyviams? Konferencijai, mokymams, komandos formavimo renginiui, produktų pristatymui ar įmonės šventei reikės skirtingų erdvių. Renginio tikslas padės pasirinkti tinkamą vietos stilių, dydį, išplanavimą ir technines galimybes.

Įvertinkite dalyvių skaičių ir salės išdėstymą

Svarbu žinoti ne tik planuojamą dalyvių skaičių, bet ir pageidaujamą susodinimo būdą. Ta pati salė gali sutalpinti skirtingą skaičių žmonių, priklausomai nuo pasirinkto formato:

  • teatro stiliumi;

  • klasės principu;

  • prie apvalių stalų;

  • U forma;

  • priėmimo arba stovimo renginio formatu.

Per didelė erdvė gali atrodyti nejaukiai, o per maža – sukelti nepatogumų ir riboti renginio veiklas. Visada pasitikrinkite, ar nurodytas salės talpumas galioja būtent Jūsų pasirinktam išdėstymui.

Atsižvelkite į vietą ir susisiekimą

Įvertinkite, ar erdvę bus lengva rasti ir pasiekti automobiliu bei viešuoju transportu. Pasidomėkite:

  • ar šalia yra automobilių stovėjimo vietų;

  • ar parkavimas mokamas;

  • ar patogu atvykti iš oro uosto ar geležinkelio stoties;

  • ar netoliese yra viešbučių;

  • ar erdvė pritaikyta žmonėms su negalia.

Jeigu renginys vyks už miesto, iš anksto apsvarstykite bendro transporto organizavimą.

 Patikrinkite technines galimybes

Dar prieš rezervuojant erdvę reikėtų išsiaiškinti, kokia techninė įranga įskaičiuota į kainą. Pasitikrinkite, ar vietoje yra:

  • projektorius arba LED ekranas;

  • kokybiška garso sistema;

  • mikrofonai;

  • stabilus ir pakankamai spartus internetas;

  • tinkamas apšvietimas;

  • galimybė renginį transliuoti ar filmuoti;

  • elektros jungtys papildomai įrangai.

Taip pat svarbu sužinoti, ar renginio metu bus techninis darbuotojas ir kiek kainuotų papildomos įrangos nuoma.

Įvertinkite maitinimo galimybes

Pasidomėkite, ar erdvė turi savo maitinimo tiekėją, ar galima pasirinkti išorinį partnerį. Iš anksto aptarkite kavos pertraukėles, pietus, vakarienę, gėrimus ir specialius mitybos poreikius. Nepamirškite pasitikslinti, ar į kainą įskaičiuoti indai, aptarnavimas, stalai, tekstilė bei patalpų sutvarkymas.

Suskaičiuokite visą biudžetą

Lyginant pasiūlymus nereikėtų vertinti vien tik erdvės nuomos kainos. Galutinį biudžetą gali sudaryti:

  • salės nuoma;

  • techninė įranga ir jos aptarnavimas;

  • baldų arba dekoracijų nuoma;

  • maitinimas;

  • apsauga ir rūbinė;

  • valymo paslaugos;

  • parkavimas;

  • papildomas laikas pasiruošimui ir išmontavimui.                                         

Aptarkite pasiruošimo laiką ir renginio eigą

Pasitikrinkite, nuo kada organizatoriai ir paslaugų tiekėjai galės patekti į patalpas. Sužinokite, ar pakaks laiko scenai, dekoracijoms ir technikai paruošti. Taip pat svarbu iš anksto suderinti renginio pabaigos laiką, triukšmo ribojimus ir papildomų valandų kainą.

Atidžiai peržiūrėkite rezervavimo sąlygas

Prieš pasirašydami sutartį išsiaiškinkite:

  • kokio dydžio avansas reikalingas;

  • iki kada galima keisti dalyvių skaičių;

  • kokios taikomos atšaukimo sąlygos;

  • kas nutiktų pasikeitus renginio datai;

  • kokia šalių atsakomybė dėl techninių trikdžių ar kitų nenumatytų aplinkybių.

Jeigu renginys planuojamas lauke, būtina turėti alternatyvų planą prastoms oro sąlygoms.

Tinkama erdvė – tai daugiau nei gražus interjeras

Jeigu nežinote, kuri erdvė geriausiai atitiktų Jūsų renginio formatą, dalyvių skaičių ir biudžetą, kreipkitės į PLACER.LT. Padėsime palyginti tinkamas vietas, įvertinti jų galimybes ir pasirinkti sprendimą, geriausiai atitinkantį Jūsų poreikius.