Viena iš renginio sudedamųjų dalių-tai nakvynės rezervacija ir tinkamai organizuojamas apgyvendinimo procesas. Jis užima labai svarbią dalį renginio organizaciniame plane.
Kodėl?
a) renginio, konferencijos dalyviams labai svarbi miego kokybė ir kambario komfortas. Rezervuojant kambarius svarbu atkreipti dėmesį kokio tipo kambariai reikalingi. Dažniausiai renginiams užsakoma standartiniai kambariai. Labai svarbus aspektas jei kambaryje gyvena 2 asm., kad lova būtų TW, o ne dbl. Dauglelis viešbučių vadybininkų priskiria vieną lovą dviems kolegoms, kas vėliau sukelia daug nepasitenkinimo ir kolegos retai kada nori miegoti vienoje lovoje. Šis aspektas labai svarbus renginio kontekste.
b) suteikti galimybę darbuotojui, klientui prisimokėti jei jis nori gyventi vienas, tokiu būdu išvengsite sudėtingų situacijų ir suteiksite galimybę rinktis;
c) rekomenduojama, kad renginio dalyvis iš anksto galėtų žinoti su kuo gyvens kambaryje, kartais įmonės remiantis "organizacinių tikslų" apgyvendina tam tikrus darbuotus/renginio dalyvius kartu.
d) rekomenduojama apgyvendinimo sąrašą peržiūrėti kartu su viešbučio atstovu, rekomenduojama renginio dalyvius apgyvendinti vienam ar keliuose aukštuose;
f) užsakant grupinį užsakymą nuo 10 asmenų viešbučiai gali taikyti keliems kambariams arba vienam "upgrade" galimybę, kurią galite suteikti vadovo kambariui arba padaryti loteriją tarp darbuotojų;
g) rekomenduojama iš anksto informuoti viešbutį ar Jūs, kaip užsakovas, mokate už mini barą ir kitas paslaugas ar darbuotojai/svečiai mokasi patys. Toks susitarimas palengvins Jūsų renginio organizavimą.
