Jei planuojate surengti konferenciją ar kitą dalykinį renginį, bet nežinote, nuo ko pradėti ar turite neatsakytų klausimų – viskas gerai! Tai nėra pati lengviausia, bet tikrai įmanoma misija. Tuo labiau, kad renginių organizatoriai visada gali pasidalinti savo patirtimi. Bendraujant su renginių organizatoriais svarbu padaryti tam tikrus namų darbus ir žinoti taisykles, gerokai palengvinančias pasirengimą renginio aptarimui.
Dalinamės patarimais apie pasirengimą konferencijų organizavimui bei į ką reikią atkreipti dėmesį, kad kelio pradžia būtų sklandi, o įgyvendinimas – kuo sėkmingesnis. Šiandienos aplinkybėmis tai gali padėti surengti virtualias konferencijas, o ateityje prisidėti ir prie „gyvų" bei hibridinių renginių planavimo.
Konferencijos tema
Kiekvienai konferencijai tema yra labai svarbi. Tinkamai parinkta ir suformuluota tema turėtų būti įtraukianti, artima pasirinktoms tikslinėms auditorijoms bei skatinanti emocinį atsaką. Ji turi suteikti įkvėpimą ir grįžtamąjį ryšį. Pagalvokite, kokia yra vienijanti konferencijos mintis, žinutė bei ką išsineš konferencijos dalyviai?
Planavimas iš anksto
Neatidėliokite – konferencijos planavimas užtrunka, todėl pradėkite planuoti kuo anksčiau. Pasiruošimo trukmė priklauso nuo daugelio faktorių: renginio formato („gyvas", virtualus, hibridinis), dalyvių skaičiaus, renginio trukmės ir kt., tačiau rekomenduojama pradėti likus ne mažiau nei 6 mėnesiams iki renginio pradžios. Vis dėlto didesniems renginiams gali prireikti ir daug daugiau laiko – paprastai 1-2 metų laikotarpis nieko nestebina. Ir neabejotinai, pradedant planuoti labai svarbu žinoti savo lūkesčius ir kriterijus, kuriais bus vertinama renginio sėkmė.
Konferencijos dydis
Planavimo etape nepamirškite apsispręsti dėl konferencijos dydžio, pranešėjų kiekio, konferencijos trukmės bei koks tikėtinas dalyvių skaičius. Atkreipkite dėmesį, kad virtualiuose ar hibridiniuose renginiuose galite pritraukti praktiškai neribotą auditoriją.
Pilną straipsnį skaitykite ČIA.
