Kalbiname Kristiną Šermukšnytę - Alešiūnienę, VŠĮ "AgriFood Lithuania"- direktorę. Netradicinės vietos pasirinkimas renginiui yra drąsus įstaigų sprendimas. PACER.LT platforma stebi renginių tendencijas Lietuvoje ir užsienyje. Vis daugiau įmonių pasirenka hibridinių renginių sprendimą, bet kartu ieško netradicinių erdvių gyviems renginiams.
"AgriFood Lietuva" yra skaitmeninių Inovacijų centras, konsoliduojantis Lietuvos mokslinių tyrimų, verslo ir viešojo sektoriaus institucijų pastangas siekiant žemės ūkio, maisto ir jiems artimų pramonės sričių skaitmenizaciją. Ši įstaiga metinei konferencijai "Skaitmeninė jūra 21" pasirinko DFDS keltą, kurio erdvę paruošė renginiui.
Kas lėmė netradicinės erdvės pasirinkimą renginiui? Ką vertėtų įvertinti ruošiantis renginiui laive, kurio pagrindinė paskirtis plukdyti klientus iš vienos šalies į kitą?
Pasirinkimą lėmė konferencijos tema ir noras auditorijai pasiūlyti naujo formato renginį, kuriame jie nebūtų dalyvavę anksčiau. Vertėtų įvertinti keletą aspektų. 1) Labai aiškiai apibrėžtas trumpas laiko tarpas, per kurį turi būti pasirengta renginio techniniam išpildymui, įgyvendintas renginys ir spėta išsimontuoti technika. 2) Kelte yra prastas interneto ryšis, tad norint užtikrinti tiesioginę renginio transliaciją yra būtina investuoti į ryšio stiprinimą. 3) Pats laivas nėra pritaikytas konferencijų įgyvendinimui, o dideli montavimo/išmontavimo darbai negali vykti, nes tam nėra pakankamai laiko, todėl reikia ieškoti kūrybingų sprendimų. 4) Keltas yra saugumo zonoje, tad yra būtina iš anksto turėti dalyvių sąrašus tam, kad jie būtų įleisti į teritoriją.
Kokie pagrindiniai pasirinktos erdvės privalumai ir trūkumai?
Didžiausias privalumas yra toks, jog tai nėra įprasta vieta, kurioje visi yra buvę daugybę kartų. Tai, be jokios abejonės, renginiui prideda papildomo šarmo. Be to, laivas yra didelis, tad visi turi galimybę pabendrauti ir kiek atokiau nuo bendrų susibūrimo vietų. Be anksčiau išvardytų iššūkių kaip trūkumą būtų galima įvardyti labai ribotą paslaugų pasiūlą Klaipėdoje. Dėl šios priežasties reikėtų įvertinti tai, kad didžiąją dalį paslaugų (įskaitant techniką ar reikalingą personalą) teks pirkti iš tiekėjų Vilniuje ir vežtis iš sostinės į Klaipėdą. Tai, neabejotina, turi įtakos renginio sąmatos dydžiui.
Ko neįvertinote ir norėtumėte patarti kitiems?
Neįvertinome to, kad Klaipėdoje yra labai ribota reikalingų paslaugų tokiems renginiams pasiūla. Taip pat reikėtų investuoti į dar stipresnį interneto ryšį nei jį turėjome renginio metu.
Kiek asmenų turėtų sudaryti organizacinį komitetą ir prieš kiek laiko rekomenduotumėte pradėti pasiruošimo darbus?
Klausimas yra labai individualus ir priklauso nuo komandos kompetencijų, tikslų, motyvacijos ir užimtumo. Kiekviena komanda yra labai unikali, tad tai priklauso tik nuo jos.
Savanorystė renginiuose. Ar verta ieškoti savanorių, ar geriau dirbti su profesionalais?
Jei yra galimybė prieš renginį juos apmokyti, supažindinti su renginio koncepcija ir struktūra, savanorių ieškoti verta. Jei tokios galimybės nėra, geriau dirbti su profesionalais.
Kokia Jūsų nuomonė: ar netradicinės erdvės ir vietos pritraukia daugiau dalyvių nei įprastos erdvės?
Manau, kad labiausiai dalyvius pritraukia kokybė ir žinojimas, ką renginyje gausi. Netradicinės erdvės padeda sukurti pakilesnį emocinį foną bei palikti didesnį įspūdį renginio dalyviams.
