Praėjusiais metais patyrusi pandemijos pradžios šoką dalykinių renginių industrija turėjo labai greitai iš „gyvų" persiorientuoti į virtualius renginius. Visi veikiantys dalykinių renginių industrijoje dalyviai ne tik turėjo labai greitai prisitaikyti prie naujų sąlygų, eksperimentuoti, prisiimti riziką, bet tapti tam tikrais vedliais, rodančiais kelią į ateities renginius ne tik sau, bet ir klientams, net neturėdami laiko mokytis ar klausti klausimus, kurių dar nebuvo sugalvoję. Įtampa industrijoje, kurios pajamos krito apie 60-70 proc. neslūgsta iki šiol, o pati industrija atrodo visai kitaip nei prieš metus.
Pasak Petro Staselio, toks 2021-ųjų portretas atsivėrė įvertinus prieinamą informaciją ir tendencijas. Ekspertas išskyrė šias tendencijas:
Formuosis regioniniai burbulai
Gamintojams vis dar ribotai tiekiant vakcinas ir turtingųjų valstybių (ES, JAV) vyriausybėms planuojant paskiepyti didžiąją populiacijos dalį tik II-III metų ketvirčiuose, o PSO abejojant, kad šiais metais pasaulyje pavyks sukurti kolektyvinį imunitetą, sunku tikėtis masinių kelionių, taigi ir konferencinių kelionių atsigavimo bent jau iki rudens. Kaip rodo praėjusiųjų metų pavyzdys, vienu didžiausių stabdžių bus ne baimė užsikrėsti, o nežinomybė dėl įvairiose šalyse taikomų skirtingų saugumo reikalavimų. Skirtingi vakcinacijos tempai įvairiose šalyse ir regionuose taip pat turės neigiamos įtakos bendram pasaulinių kelionių atsigavimui, todėl formuosis regioniniai burbulai, kurių viduje žmonės drąsiau keliaus ir rinksis į renginius, todėl tikėtina, kad anksčiausiai bus pradėti organizuoti renginiai Lietuvos viduje bei regione aplink ją, įskaitant Baltijos šalis, Lenkiją (priklausomai nuo situacijos suvaldymo sėkmės) ir gal būt netgi į Skandinavijos šalis (jeigu bus pakankamai skrydžių už prieinamą kainą).
Virtualūs renginiai toliau išliks gyvenimo norma
Jau 2020-aisiais virtualūs renginiai tapo industrijos norma, tokia pat norma, panašu, kad išliks ir artimiausioje perspektyvoje. Palaipsniui lengvinant karantino sąlygas pilnai virtualius renginius papildys hibridiniai, kuriuose kartu dalyvaus „fiziniai" ir „virtualūs" dalyviai. Gera žinia ta, kad virtualiems ir hibridiniams renginiams lengviau pritraukti didesnę (iki 10 kartų) auditoriją, tačiau ir toliau bus sunku uždirbti fizinių paslaugų teikėjams: apgyvendinimo ir patalpų nuomos, maitinimo, transporto kompanijoms. Vis dėlto, konferencijų centrai gali išlošti sudarydami galimybes greitai transformuoti erdves į nedideles filmavimo studijas bei investuodami į transliacijoms pakankamus duomenų srautų pajėgumus. Įrangos nuomotojams reikės mažiau baldų, tačiau daugiau ir sudėtingesnės AV įrangos, technologinių sprendimų, palaikančių 5G technologiją. Tikėtina, kad esamos virtualių susitikimų programos bus vystomos labai sparčiai, taps, arba atsiras naujų, labiau sofistikuotų, siūlančių dar tikresnę virtualią realybę, daugiau galimybių dirbti grupėse, daryti ekspozicijų zonas ir pan. Renginių organizatoriams iškils užduotis išsirinkti renginių valdymo programas tinkamas visiems trims renginių formatams: „gyviems", virtualiems ir hibridiniams.
Skaitmenizacija
Aktyviai diegiant 5G ryšio technologiją, skaitmenizacija ir interaktyvumas taps raktu į renginių sėkmę, kadangi nors virtualią auditoriją yra lengviau pritraukti, bet ją sunkiau išlaikyti. Jau nebeužteks tiesioginių transliacijų ar dalinimosi prezentacijomis. Atsiras būtinybė siūlyti labiau sofistikuotus virtualios realybės sprendimus: hologramas, tekstinių pranešimų įgarsinimą, virtualų vertimą ir panašius sprendimus tam tikra prasme priartinančius vienas nuo kito geografiškai nutolusius renginių dalyvius. Spartesnės ryšio technologijos taip pat bus naudojamos dalyvių dėmesio pritraukimui, pvz.: pranešėjų nuotraukas keis video siužetai apie būsimus ar jau vykusius pranešimus. Renginių organizavimui bus vis daugiau naudojamas dirbtinis intelektas, pvz.; dalyvių registracijai, informacijos suteikimui dalyviui, pre- ir post- operacijoms, todėl tai padės kompensuoti padidėjusį personalo poreikį. Ir dar – padarykite taip, kad visa informacija būtų pasiekiama, o kuo daugiau operacijų atliekama išmaniuoju telefonu, juk Gen Z ateina!
Renginiai bus mažesni, trumpesni, tačiau labiau interaktyvūs ir įtraukiantys
Vis dar esant gana painiems saugumo reikalavimams keliautojams bei stipriai komplikuotai situacijai aviacijos pervežimų industrijoje, tikėtina, kad renginiai bus mažesni, trumpesni, tačiau labiau koncentruoti ir interaktyvūs. Esant ribotam laikui ir galimybėms išlaikyti dalyvius prie ekranų, griežtesni reikalavimai bus keliami temoms – jos bus siaurinamos ir labiau išgrynintos, pasisakymams – jie bus trumpesni, tačiau labiau koncentruoti ir interaktyvūs, čia pranešėjams ir moderatoriams bus labai reikalingos "šoumenų" ir sporto komentatorių savybės. Aukštesni reikalavimai ir technologijoms – filmavimams naudojama daugiau, 3-4 vaizdo kameros skirtingai kampais, galimybės realiu laiku atlikti virtualias komandines užduotis, apklausas, kvizus ir pan. Pagaliau interaktyvumą didintų ir skatinimas dalyvių grupėms kartu stebėti virtualius renginius (Hybrid Hub), kaip, pav. tai daro futbolo sirgaliai baruose. Neabejotinai didinant renginių interaktyvumą bei apimtį virtualių dalyvių sąskaita, atsiras ir naujos patrauklios pozicijos renginių rėmėjams.
Nauji standartai saugumui
Skiepų pasai, galimybė atlikti greitus mėginius, temperatūros matuokliai taps neatsiejama renginių industrijos dalimi konferencijų centruose, viešbučiuose, oro uostuose (Tampa (TPA) jau testuojami visi keleiviai) ir kituose infrastruktūros objektuose. Vardan saugumo teks paaukoti ir dalį privatumo, kad užsikrėtimo atveju galima būtų greitai identifikuoti galimus kontaktus, todėl bus būtina kaupti ir tam tikrą laiką saugoti dalyvių kontaktinę informaciją. Renginių erdvės bus skirstomos į zonas, srautai griežtai planuojami siekiant užtikrinti kuo mažesnį srautų susikirtimą, o išmanūs prietaisai kontroliuos atstumus tarp renginių dalyvių. Neabejotinai renginių būtiną inventorių papildys dezinfekcinis skystis ir servetėlės, kaukės, pirštinės bei kitos saugos priemonės. Vis dar bus laikomasi naujų reikalavimų atstumams tarp dalyvių, todėl reikės didesnio ploto patalpų bei instrukcijų.
Mažesni organizatorių ištekliai
Dėl su pandemija susijusių apribojimų kelionių ir renginių verslai atmesti 20-25 metus atgal. Užsitęsę veiklos apribojimai apkarpė ir taip ribotus bei labai jautrius finansinius išteklius ir sugadino kredito istorijas. Deja, po užsitęsusio karantino dalis profesionalų, susiradusių kitus darbus negrįš, tuo tarpu mokymo įstaigoms vis dar neturint renginių organizavimo specialybės programos, darbdaviai jaus darbuotojų tuoj pat galinčių prisidėti organizuojant renginius deficitą. Prie atsigavimą lėtinančių veiksnių galima paminėti ir neapibrėžtumą aviacijos industrijoje, kuri pagal kai kurias prognozes atsistatys tik 2025-siais metais, apgyvendinimo sektorių, kurį šiais metais gali supurtyti bankrotai. Taigi, renginių organizatoriams atsiranda dar vienas iššūkis – greitai ir tiksliai planuoti, o planus griežtai kontroliuoti.
Tausojimas
Nors 2019-ųjų pakilimo metu tausojimas buvo viena iš svarbiausių temų kaistančios planetos kontekste, šiandien šia tema mažai kas bekalba (prisimenant Maslow piramidę sunku kalbėti apie tausojimą nežinant ar išgyvensi iki rytojaus), vis dėlto ES politinėje dienotvarkėje ši aktuali tema išlieka, o tuo pačiu ir eilė su tausojimu susijusių skatinimo priemonių. Tikėtina, kad finansinių instrumentų pagalba ir technologijų dėka renginiuose bus naudojama daugiau atsinaujinančios energijos (nuo 2020-ųjų pabaigos galimybė pasirinkti tiekėją), vietinių maisto, ypač augalinės kilmės, ir gamybos produktų (zero miles, zero waste), mažiau naudojama ar visai atsisakoma plastikų bei spausdintos medžiagos, menkaverčių suvenyrų ar verslo dovanų, juos pakeičiant parama socialiniams projektams.
Pagal Successful Meeting informaciją, 92 proc. industrijos profesionalų mano, kad tausojimas turi būti sudėtinė industrijos atsigavimo dalis, 12 proc. pasakė, kad tausojimas yra jų korporatyvinės strategijos dalis.
Nauji projektai
Praėjusiais metais dauguma naujų viešbučių projektų buvo pristabdyti arba visai uždaryti. Vis dėlto džiaugėmės Park Inn Radisson Vilnius Airport ir Moxy Kaunas Center viešbučių atidarymu. Šiais metais norisi labai tikėti atsidarant legendinę Neringą, ir tęsiant darbus Double Tree by Hilton Vilniuje.
Pasak Petro Staselio, norisi tikėti, kad šiais metais renginių organizatoriai stengsis kuo greičiau pradėti auginti raumenis ir spausti „full speed".
